CorelDRAW Praxis – Faxvorlage erstellen

Faxblatt

Zum Geschäftsalltag gehört das Versenden von Faxnachrichten. Auch wenn es den überaus erfolgreichen elektronischen Brief gibt, so bestehen viele Unternehmen auf einem ausgedruckten Exemplar. Die Besonderheit eines Faxes liegt darin, Informationen knapp und übersichtlich festzuhalten. Das Format eines Faxes ist dem der E-Mail sehr ähnlich.

So enthält es Sender und Empfängerinformationen, Betreff, Datum und einige andere Felder. Es wird zudem funktioneller als beispielsweise Textdokumente gehalten, da es maschinell verarbeitet und je nach Ausgabegerät unterschiedlich ausgegeben wird. Faxe erscheinen beim Empfänger immer als Bilddateien, die vom Ausgabegerät gerastert werden.

Anders als beim Geschäftsbrief gibt es im Grunde keine Normung für Faxvorlagen. Du kannst dich jedoch an die Empfehlungen der Norm DIN 5008 halten, um ein Fax zu entwerfen. Diese DIN-Norm beschreibt die elektronische Post.

Damit ein Fax seine Funktion erfüllen kann und in Anbetracht der technischen Möglichkeiten erstellst du am besten eine Vorlage basierend auf dem DIN-A4-Format, ohne jeglichen Anschnitt. Du verwendest statt farbiger Hintergründe am besten eine leere, weiße Fläche, denn jede Farbfläche könnte beim Empfänger zu einem dunklen bzw. schwarzen Bildbereich führen. Plane auch einen Rand ein.

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Erlaubt ist natürlich die Platzierung des Logos, welches du nach Möglichkeit bereits als Graustufendatei angelegt hast.

Ein Logo unterliegt verschiedenen Anforderungen. Eine der wichtigsten Eigenschaften ist die Darstellbarkeit in Graustufen. Zu diesem Zweck wurden beim Beispiellogo alle Farben bzw. Farbverläufe so editiert, dass eine reine Graustufendarstellung ermöglicht wird.

 

Nachdem dieser vorbereitende Schritt erledigt ist, kannst du mit dem Erstellen einer Faxvorlage beginnen. In den Kopfbereich des Dokumentes gehört im Grunde noch ein Hinweis, der dem Empfänger möglichst schnell den Grund für den Erhalt des Faxes nennt. Dabei kann es sich um unterschiedliche Bezeichnungen wie Faxantwort, Anfrage oder gar Bestellung handeln.

 

Direkt darunter sollte das Informationsfeld für den Empfänger untergebracht werden. Du kannst dazu beispielsweise eine Tabelle aufzeichnen, die aus zwei Spalten und 5 Zeilen besteht. Das geht am einfachsten, wenn du das Hilfsmittel Tabelle dafür benutzt, in der Eigenschaftsleiste die gewünschte Spalten- und Zeilenzahl eingibst und diese dann in das Dokument einzeichnest.

In der Beispielvorlage befindet sich links und rechts jeweils eine Hilfslinie, die 20 mm vom Rand entfernt ist. Die Tabelle wird zwischen diesen Hilfslinien aufgezogen. Die untersten beiden Zellen markierst du nun mit dem Hilfsmittel Tabelle. Sie werden mithilfe des Kontextmenüs oder der Tastenkombination Strg+M miteinander verbunden.

 

Die entstandenen Felder kannst du mit dem Textwerkzeug vorausfüllen. Klicke dazu einfach mit dem Textwerkzeug in eine Zelle deiner Wahl und vergib dann die Bezeichnung. Am Ende könnte diese so aussehen:

 

Die unterste Zeile enthält Sonderzeichen. Sie wurden über das Menü Text>Symbolzeichen einfügen (Strg+F11) eingefügt. Mit dem erscheinenden Menü hast du die Möglichkeit, auf zahlreiche Sonderzeichen der Schriftfamilien zuzugreifen. Eine der meist benutzten Schriftfamilien ist die Wingdings oder Webdings. Sie enthält zahlreiche Symbole für viele Anwendungszwecke.

Ist ein passendes Symbol gefunden, kannst du dieses einfügen, indem du die Schaltfläche Einfügen von betätigst. Die Tabelle kannst du jetzt auf diese Art vervollständigen. In der letzten Zeile wurden zusätzlich Tabstopps eingesetzt, um die Beschriftung optisch voneinander zu trennen.

 

Jetzt bist du auch schon beim eigentlichen Nachrichtenfeld angelangt. Dies ist ein einfacher Mengentextrahmen mit der Bezeichnung Nachricht. In diesem Feld kann man entweder das Fax am PC vorausfüllen oder es ausdrucken und handschriftlich mit einer Nachricht versehen.

 

Das gesamte Formular schaut dann so aus:

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