CorelDRAW Praxis- Erstellung von Geschäftsbriefen

Briefblatt

Das Unternehmen benötigt weitere Unterlagen für die Aufnahme der Geschäftskommunikation. Wichtig und nicht zu unterschätzen sind Vorlagen für Briefblätter, die für die offizielle Kommunikation mit Kunden oder Geschäftspartnern benötigt werden.

In CorelDRAW stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung, wie du ein Briefblatt erstellen kannst. Entweder öffnest du in einem neuen Dokument eine Vorlage und wählst eine geeignete Form aus oder du erstellst auf einem leeren Blatt eine neue Vorlage.

Zum Öffnen einer Vorlage gehe bitte in CorelDRAW auf Datei>Neu aus Vorlage. Hier stehen dir verschiedene Vorlagen für die Dokumentgestaltung zur Verfügung.

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Briefbogen nach DIN 676

In den meisten Fällen wird eine solche Vorlage jedoch den Anforderungen der Kunden nicht genügen. Deshalb ist es mitunter erforderlich, ein Dokument von Grund auf neu anzulegen, das du als Vorlage für die spätere Verwendung speichern und weitergeben kannst.

Briefbögen können weitestgehend frei gestaltet werden. Allerdings gibt es in Deutschland eine genormte Form, die DIN 676. Sie definiert die Positionierung des linken Heftrands, des Adressfelds (Adressfenster), der Faltmarken, der Mittelmarke (Lochmarke) sowie der letzten Zeile des Schriftsatzes. Es gibt eine Form-A- und eine Form-B-Variante, die du in CorelDRAW anlegen kannst. Sie unterscheiden sich jedoch nur in der Faltmarkierung.

Definition:

FORM A

Papierformat: DIN-A4, 210 mm Breite x 297 mm Höhe (Deutsches Briefformat)

Linker Heftrand: 20 mm (vom linken Papierrand gemessen)

Obere Faltmarke: 87 mm (vom oberen Papierrand gemessen)

Mittelmarke (Lochmarke): 148,5 mm (vom oberen Papierrand gemessen)

Untere Faltmarke: 192 mm (vom oberen Papierrand gemessen)

Letzte Schriftsatzzeile: 257 mm (vom oberen Papierrand gemessen)

Numerische Koordinaten des Adressfensters: X 20 mm: Y 27 mm (vom linken/oberen Papierrand gemessen), Breite 85 mm x Höhe 45 mm.

FORM B

Papierformat: DIN-A4, 210 mm Breite x 297 mm Höhe (Deutsches Briefformat)

Linker Heftrand: 20 mm (vom linken Papierrand gemessen)

Obere Faltmarke: 105 mm (vom oberen Papierrand gemessen)

Mittelmarke (Lochmarke): 148,5 mm (vom oberen Papierrand gemessen)

Untere Faltmarke: 210 mm (vom oberen Papierrand gemessen)

Letzte Schriftsatzzeile: 257 mm (vom oberen Papierrand gemessen)

Numerische Koordinaten des Adressfensters: X 20 mm: Y 45 mm (vom linken/oberen Papierrand gemessen), Breite 85 mm x Höhe 45 mm.

 

Schritt 1

Mit diesen Angaben kannst du nun eine genormte Briefvorlage erstellen. In CorelDRAW legst du dazu zunächst eine leere Datei in DIN-A4, im Hochformat an. Die Angaben der Randbereiche helfen dir dabei, das Format anzupassen. Hier kannst du mit Hilfslinien arbeiten, die du an diesen Stellen positionierst.

Der linke Rand wird mit einer neuen Hilfslinie versehen, die genau 20 mm von der linken Blattkante entfernt zu positionieren ist. Die Eigenschaftsleiste in CorelDRAW X6 ermöglicht dir eine genaue Positionierung. Der rechte Rand wird frei positioniert – in unserem Beispiel bei 15mm von rechts. Ziehe dazu mit der Maus eine neue Hilfslinie aus dem Lineal der linken Seite auf das Dokument. Eine aktive Hilfslinie ist je nach Voreinstellung mit einer Farbe versehen – im Beispiel hier rot.

Du kannst diese Hilfslinie mit der Maus oder dem Stift in dein Dokument ziehen und diese positionieren. Wahrscheinlich wirst du feststellen, dass sich eine genaue Positionierung auf diesem Wege jedoch etwas schwieriger gestaltet. Gerade die Nachkommastellen werden aller Voraussicht nach nicht unbedingt bei einer 0 landen. CorelDRAW ermöglicht die genaue Positionierung von Hilfslinien gleich auf mehrfache Weise. Du kannst die Eigenschaftsleiste dazu benutzen, manuelle Positionsangaben zu tätigen. Sobald du dort einen Wert eingegeben hast, wird die aktive Hilfslinie an die neue Position verschoben.

 

In der Eigenschaftsleiste befinden sich weitere Hilfsmittel, mit deren Hilfe du Hilfslinien schnell und genau positionieren kannst.


Rufst du den Dialog für die voreingestellten Hilfslinien auf, so kannst du die neu zu setzenden Hilfslinien gleich vollständig in den Optionen festlegen. Hier gibt es ein Dialogfeld sowohl für die horizontalen als auch für die vertikalen Linien. Trage in den jeweiligen Abschnitten die Linienpositionen ein.

Hinweis:

In CorelDRAW geht die Lineal-Bemaßung von links unten (Wert 0 mm) nach links oben (Wert 297 mm). Beachte daher bei den Größenangaben, dass diese Höhenwerte für die Y-Achse vertauscht werden müssen. Die letzte Schriftsatzzeile – 257 mm – liegt also nicht bei mm 257, sondern bei einem DIN-A4-Format bei dem Wert 40 mm auf der Y-Achse, da du 257 mm von oben (der Wert 297 mm in CorelDRAW) nach unten gehen musst.

 

Schritt 2

Für die numerischen Koordinaten des Adressfensters ziehst du dir am besten ein kleines Rechteck in der angegebenen Größe 85 mm breit und 45 mm hoch auf. Dieses positionierst du dann von der linken oberen Ecke des Arbeitsblattes aus bei dem Wert X=20mm; Y=270 mm. Der Y-Wert entsteht, wenn du von der Basis 297 mm die 27 mm Höhe der Abstandsangabe abziehst. Du musst gegebenenfalls den Objektursprung neu definieren. Diesen findest du in der kleinen Grafik links oben im Eigenschaftsdialog. Experimentiere an dieser Stelle ruhig etwas damit herum, um die Auswirkungen in der Eigenschaftsleiste kennenzulernen.

 

Schritt 3

Ist dieses Rechteck positioniert, kannst du es vor unbeabsichtigter Veränderung schützen, indem du das Objekt vorübergehend über das Kontextmenü sperrst. Zuvor jedoch solltest du die Linienart verändern. Gehe dazu bitte auf das Hilfsmittel Umrissstift und wähle eine geeignete, unaufdringliche Linienform für diesen Bereich aus. Die Ecken lassen sich, falls gewünscht, über die Eigenschaftsleiste abrunden. Hier solltest du den Radius nicht größer als 5 mm wählen.


So kannst du nacheinander alle Hilfslinien setzen und die Bereiche markieren. Nun bietet es sich an, die Textbereiche bereits vorzudefinieren.

 

Schritt 4

Im Adressfeld definierst du einen ersten Textrahmen mit 5 mm Höhe. Hier kommen in einer kleinen Schriftart (im Beispiel Myriad Pro Light) von ca. 6-7 Punkt die Absenderangaben rein. Ziehe dazu einfach mit aktivem Textwerkzeug einen Rahmen auf und stelle in der Eigenschaftsleiste die Abmessungen auf 5mm Höhe und 85 mm Breite ein.


Der restliche Platz steht für die Empfängerangabe zur Verfügung. Auch hier kannst du einen Textrahmen aufziehen und diesen beispielsweise mit einem Mustertext füllen.

 

Schritt 5

Das Firmenlogo bekommt in dieser Version seinen Platz in der rechten oberen Ecke. Hier wurde ein 50 x 40 mm großes Feld dafür vorgesehen.

 

Statt eines richtigen Logos kann hier auch eine Platzhaltergrafik eingefügt werden. Dazu legst du zunächst einen Rahmen in der Größe an, die für das spätere Logo reserviert werden soll, und wandelst diesen in einen PowerClip-Rahmen um.


Diesem kannst du dann ein Platzhalterbild hinzufügen. Das gerade eingefügte Logo kann hier bereits in diesen Rahmen eingefügt werden. Alternativ kannst du Objekte direkt aus CorelCONNECT heraus in diesen Rahmen ziehen.

 

Schritt 6

Das Feld Überschrift, Datum oder Aktenzeichen wird auf dem nächsten Feld, dem Hauptfeld, angelegt. Hier kommen Betreff-Angaben oder der Haupttext hinein. Die Aufteilung ist nicht genormt, kann also von dir frei angelegt werden. Die Überschrift ist immer mit einem gewissen Abstand zum Haupttextblog zu versehen und darf gern etwas fetter dargestellt werden. Alternativ kannst du auch mit einer anderen Farbe experimentieren.

Damit der Text jedoch auf einer Linie verläuft, wurde im Beispiel die Textbox mittels Kontextmenü mit einem Mustertext versehen und dieser am Basisliniengitter ausgerichtet. Die Gittereinstellungen sind in den Optionen von CorelDRAW X6 vorzunehmen. Dazu musst du lediglich die Textbereiche aktivieren und über das Kontextmenü (rechter Mausklick) die Option An Basisliniengitter ausrichten aktivieren. CorelDRAW X6 wird nun diesen Text an der Grundlinie ausrichten. Wenn alle Texte daran ausgerichtet sind, entsteht eine harmonische Linienführung und der Text springt nicht wild von Zeile zu Zeile.

 

Schritt 7

Im unteren Bereich des Musterbriefes wurde ebenfalls ein Textbereich angelegt, jedoch diesmal in 4 Spalten unterteilt. Diese Spalten kannst du über das Andockfenster Objekteigenschaften anlegen. Dort findest du eine Option zum Erstellen von Spaltenlayouts in Mengentextrahmen. Die Schriftart ist hier wiederum etwas kleiner ausgewählt worden. Dieser Fußbereich eignet sich vor allem für die Impressumangaben.

 

Schritt 8

In den Textbereichen gibt es einige Auszeichnungen der wichtigsten Punkte. Diese wurden in der halbfetten Variante angelegt, damit der Empfänger sie leichter erfassen kann. Es eignen sich sowohl andersfarbige Schriften als auch formatierte Varianten zur Hervorhebung.


Im unteren Bereich kannst du auch eine Trennlinie einfügen, die den Textbereich von den Zusatzinformationen optisch trennt.

 

Schritt 9

Im so abgetrennten Fußbereich der Vorlage setzt du eine Tabelle/Spalten ein, die einige Impressuminformationen bereithalten soll. Diese beinhalten neben dem normalen Text auch Zahlenangaben, die entsprechend formatiert werden müssen. Dazu zählt der Einsatz von Tabulatoren in CorelDRAW X6.

Du kannst Tabulatoren ganz einfach einrichten, indem du die betreffende Textpassage oder Zeile markierst. Daraufhin erscheint im Lineal von CorelDRAW der Tabulatoren-Bereich. Um einen solchen Bereich zu erstellen, kannst du entweder den Menüeintrag Tabelle benutzen oder du ziehst einen Mengentextrahmen auf und unterteilst ihn in Spalten.

 

Schritt 10

Im Fall der Tabelle erhältst du nun 4 getrennte Bereiche, die für je eine Spalte stehen. Innerhalb dieser Bereiche kannst du die Platzierung der Tabulatoren genauestens vornehmen. Entweder wandelst du vorhandene um, ergänzt welche oder du entfernst unnötige Tabulatoren aus diesen Feldern.

 

Sind die Tabulatoren gesetzt, kannst du den Text oder die Textbereiche an diese Positionen mit der Tabulatortaste deiner Tastatur verschieben. Alternativ kannst du auch über das Andockfenster Objekteigenschaften auf die Tabulatoren-Einstellungen zurückgreifen. Dazu rufst du die Absatzformatierungen auf, navigierst zum Eintrag Tabulatoren und klickst mit der Maus auf die gepunktete Linie, um zu dem Einstellungsdialog zu gelangen. Ist der Eintrag nicht vorhanden, musst du gegebenenfalls erst das kleine schwarze Dreieck anklicken, um die weiteren Optionen freizugeben.

Ausgestaltung

Nachdem du nun die grundlegenden Inhalte für den Geschäftsbrief angelegt hast, kannst du diesen etwas aufhübschen, indem du weitere Designelemente hinzufügst oder das Dokument an andere Ausgabeoptionen anpasst. Beachte bitte in diesem Zusammenhang, welchen Zweck dieses Schriftstück erfüllen soll. Als Vorlage für den gelegentlichen oder regulären Geschäftsbetrieb reicht das normale DIN-A4-Format in seiner Grundform sicherlich aus, zumal diese Schriftstücke überwiegend auf herkömmlichen Ausgabegeräten, die das A4-Format unterstützen, ausgegeben werden.

Alternativ kann diese Vorlage mit oder ohne Textbausteine jedoch auch als Druckvorlage für den professionellen Ausdruck verwendet werden. Das ist sinnvoll, wenn ein großer Vorrat an Blankopapieren angelegt wird oder ein Serienbrief an viele Kunden bzw. Partner herausgehen soll. Achte hierbei darauf, dass das Dokument mit einem Anschnitt versehen wird, der in der Druckerei deines Vertrauens dann mithilfe der Schneidemaschine vom Endprodukt abgetrennt wird.

Schritt 11

Klicke für diesen Fall doppelt auf den dunklen Randbereich deiner Vorlage in CorelDRAW, um zu den Seitenoptionen zu gelangen. Benutze alternativ den Weg über das Menü Layout>Seite einrichten. Im Dialogfeld kannst du dann eine Größe für den Randanschnitt angeben. Diese variiert je nach Druckerei und beträgt in der Regel ca. 3mm – im Beispiel sind 4mm voreingestellt.

 

Die Option Randanschnittbereich anzeigen ermöglicht dir die Anzeige einer optischen Abgrenzung durch eine Umrandung vom Dokumentenrand. Bis zu diesem Rand sollten nun formatfüllende Grafiken heranragen, damit diese nach dem Druck und Beschnitt keine Blitzer aufweisen.

 

Mit diesen Informationen bist du jetzt in der Lage, eigene Entwürfe von Geschäftsbriefen zu erstellen. Du kannst sowohl Grafiken als auch Texte variabel anordnen. Lediglich das Adressfeld ist ein fester Bestandteil des Briefkopfes und sichert durch die Normung eine hohe Passgenauigkeit für die Versandtaschen.

Du kannst Grafiken in das Dokument einfügen, um Highlights zu setzen oder die Präsentation des Unternehmens nach dem Vorgabenkatalog zu untermauern. Letzteres wird im Normalfall durch ein umfassendes Regelwerk festgelegt, in denen die Details zu Logos, Schriftarten, Größen und Farben sowie Abständen festgehalten sind. Man nennt dies auch die Corporate Identity (CI) eines Unternehmens.

In CorelDRAW X6 ist es besonders einfach, diesen Vorgaben zu folgen und die genaue Positionierung dieser Elemente zu gewährleisten. Du kannst beispielsweise das Logo genauestens platzieren, indem du die Eigenschaftsleiste dazu benutzt, Größe und Position millimetergenau einzugeben.

 

Ausschmückende Grafiken setzt du am besten unterhalb des vordefinierten Textrahmens. Dies kannst du erreichen, indem du das platzierte Objekt nach hinten verschiebst. Entweder mit der Tastenkombination Strg+Bild ab oder mithilfe des Objekt-Managers und der Ebenen-Verwaltung. Hier kannst du die Position von Objekten mittels Drag&Drop (Verschieben) nach unten oder oben korrigieren. Es ist auch möglich, separate Ebenen anzulegen, in denen der jeweilige Inhalt getrennt von den anderen Hauptebenen abgelegt wird.

 

Bestimmte Bereiche, die als Grafiken vorgesehen und eingefügt werden, laufen Gefahr, wichtige Textbausteine oder andere Elemente zu überlagern. Das Verschieben dieser Elemente auf darunterliegende Ebenen ist hingegen nicht unbedingt erwünscht, da die beabsichtigte Darstellung nicht mehr möglich wäre. Es kann aber vorkommen, dass du genau diese Überlagerung von Objekten wünschst und nun mit den bestehenden Elementen in Einklang bringen möchtest. Hierzu hält CorelDRAW X6 einige Funktionen bereit, die es dir an dieser Stelle ermöglichen, dein Vorhaben umzusetzen, ohne die Struktur des Dokumentes zu zerstören.

 

Mittels variabler Deckkraft oder beispielsweise einer gezielt eingesetzten Schattierung kannst du Objekten mehr Leben einhauchen und diese in Einklang mit den bestehenden Inhalten deines Dokumentes bringen. Im gezeigten Beispiel überlagert ein halbtransparenter, weißer Kreis den dunklen Hintergrund, damit sich das platzierte Logo besser abhebt. Du kannst Objekte mit einer variablen Deckkraft am einfachsten erstellen, indem du das Hilfsmittel Transparenz verwendest.

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